こんにちは、経営管理部の加藤です。
今回は、最近身につけた
「パソコンの便利技」についてお話ししたいと思います。
経営管理部の仕事のほとんどは、金額の計算や会計資料の作成です。
そのため、仕事中は朝から晩までずっとパソコンを操作しています。
仕事の8割はパソコン操作といっていいかもしれません。
そこで日々のパソコン操作を少しでも効率化できないかと思案しています。
最近特に力を入れているのが「ショートカットキー」。
毎日、毎週、毎月行うデータ作成について、
ショートカットキーを使うようにすると、とても効率的です。
Ctrl+C → コピー
Ctrl+X → 切り取り
Ctrl+V → 貼り付け
このあたりは有名だと思います。
それぞれ、CopyのC、Cキーの左隣のX、
Cキーの右隣のV、と覚えるのがラクです。
他にも、
Ctrl+A → 全範囲選択
Ctrl+P → 印刷設定画面へ
なんかも便利ですね。
AllのA、PrintのPで覚えるのがカンタンです。
他にもたくさんのショートカットキーがありますが、
今回のブログで特に伝えたかったのは、
Ctrl+S → 上書き保存
です。
通常、ExcelやWordでファイル作成をして保存するとき、
①キーボードから手を離し、
②マウスを探して手に持ち、
③画面上のカーソルを探し、
④画面左上にあるフロッピーアイコンにカーソルを移動し、
⑤左クリック。
という5ステップを踏むと思います。
この①のタイミングで「Ctrl+S」を押すと、
それだけで上書き保存が完了します。
5ステップが一気に1ステップに!
しかも視線が動くのはキーボードを見る1回のみ。
「たった数秒の短縮でしょ?」と思うかもしれませんが、
毎日何回も上書き保存していることを考えると、
「塵も積もれば…」で結構な時間短縮になると思います。
また、長い時間をかけてデータを作り、
いざ保存しようというタイミングでパソコンがフリーズして、
そのままデータが消えてしまったなんて経験はありませんか?
あの絶望感は計り知れません…。
他の作業に移るとき、電話がかかってきたとき、席を離れるとき、
ちょっとしたタイミングで「Ctrl+S」を押すのを癖にしておくと、
そのリスクがとても下がります。
また、F12キーを押すと
「名前を付けて保存」のウインドウに一発でジャンプします。
これも癖にしておくと、作業が少し捗ります。
ショートカットキーを使うのが苦手という人に聞くと、
「キーの組み合わせが覚えられない」
「その都度キーボードから探すのが大変」などの声を聞きます。
そういう場合は、よく使うキーに目立つシールを貼って、
すぐに探せるようにしておくと便利です。
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ショートカットキーは慣れるまでが大変ですが、
一旦自分に強制して作業をしてみると、
何回か繰り返すうちに癖になります。
そしてその効果はすぐに実感できます。
まだ使ったことのない方は、ぜひ試してみてください!
経営管理部 加藤 剣太
株式会社 極東電視台
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